Сerstellen Sie eine Besprechung in Outlook

Outlook hat sich zu einer weit verbreiteten Arbeitsanwendung für die Arbeit in Unternehmen entwickelt. Seien wir ehrlich, und Outlook ist zu einer Anwendung für Unternehmen geworden. Darüber hinaus können Sie mit dem E-Mail-Client auch Einladungen zu Versammlungen oder Erinnerungen für Mitarbeiter erstellen. Wenn Sie in einem kleinen Unternehmen arbeiten, in dem jeder lokal arbeitet, werden Sie Outlook nicht verwenden. Handelt es sich jedoch um ein großes Unternehmen mit verschiedenen Standorten, dann ist das Programm unverzichtbar für die Verwaltung der Termine aller Mitarbeiter im Unternehmen.

Der Kalender ist ein integraler Bestandteil von Outlook; mit dem Kalender können Sie Ihre Termine verwalten. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie als einer der Manager jemanden aus einer anderen Abteilung zu einer Besprechung einladen möchten. In diesem Fall können Sie den Terminplanungs-Assistenten verwenden und sich die Termine der Teilnehmer ansehen. Sie können prüfen, ob die Person zu dem von Ihnen gewünschten Zeitpunkt verfügbar ist.

Wenn Sie neu in Outlook sind oder Ihr Gedächtnis über das Versenden von Besprechungseinladungen auffrischen müssen, wenn Sie von einer Führungskraft beauftragt wurden, eine Besprechung zu erstellen, und wenn Sie dabei Hilfe benötigen, dann finden Sie in diesem Artikel heraus, wie das geht.

So erstellen Sie eine Besprechung und senden eine Einladung in der Outlook-Desktop-Anwendung

Da Outlook zu den Microsoft Office-Anwendungen gehört und am häufigsten in Desktop-Anwendungen auf Ihrem Computer verwendet wird, sehen wir uns zunächst die Schritte für diese Plattform an:

• Öffnen Sie Outlook und navigieren Sie zur Registerkarte Kalender. Klicken Sie auf das Kalendersymbol auf der linken Seite des Outlook-Fensters.
• Sobald Sie sich in der Kalenderansicht befinden, klicken Sie auf das Symbol „Neue Besprechung“ am oberen Rand des Bildschirms. Dadurch wird ein neues Besprechungsfenster geöffnet.

• Fügen Sie in das Feld An die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zu dem Ereignis einladen möchten. Sie können sie auch aus Ihren Kontakten oder Ihrem Adressbuch hinzufügen. Sie können mehrere Teilnehmer hinzufügen, indem Sie deren E-Mail-Adressen durch ein Semikolon trennen. Es ist sehr praktisch, Listen zu erstellen und sie im Voraus zu gruppieren.
• Als nächstes müssen Sie Details zur Veranstaltung hinzufügen. Dazu gehören das Thema, der Ort, die Anfangs- und Endzeit sowie zusätzliche Notizen oder Tagesordnungspunkte. Sie können auch eine Erinnerung für die Veranstaltung festlegen.
• Wählen Sie dann eine Zeit, die für alle passt.
• Sobald Sie alle erforderlichen Angaben hinzugefügt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Kalendereinladung an die Teilnehmer zu senden.

Die Teilnehmer erhalten eine E-Mail mit den Veranstaltungsdetails und können den Termin annehmen, ablehnen oder einen neuen Termin vorschlagen. Wenn Sie Dateien oder Dokumente an die Kalendereinladung anhängen möchten, können Sie dies auf der Registerkarte Anhänge tun. Dies ist nützlich für die Weitergabe wichtiger Informationen oder Dokumente im Zusammenhang mit dem Termin.

So senden Sie eine Besprechungseinladung in der Webversion von Outlook

Outlook Web ist eine webbasierte Version der beliebten E-Mail- und Kalenderanwendung, die Ihnen den Zugriff auf Ihre E-Mails und Ihren Kalender von jedem Gerät mit einer Internetverbindung aus ermöglicht. Da die Webversion von Outlook mit jedem Browser funktioniert, ist die Benutzeroberfläche auf allen Betriebssystemen, auf denen Sie Outlook Web ausführen, gleich. Um eine Kalendereinladung in der Outlook-Webanwendung zu senden, müssen Sie Folgendes tun:

• Öffnen Sie Outlook web in einem beliebigen Browser und navigieren Sie zum Kalendersymbol in der linken Ecke des Outlook web-Fensters.
• Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Neues Ereignis in der oberen linken Ecke des Bildschirms.

• Um Teilnehmer zu der Veranstaltung einzuladen, geben Sie deren E-Mail-Adressen in das Feld „Teilnehmer einladen“ ein. Drucken Sie die Namen oder E-Mail-Adressen aus und wählen Sie die richtige Person aus der Dropdown-Liste.
• Geben Sie die Details der Veranstaltung ein, z. B. den Titel, den Ort, die Startzeit und die Endzeit. Bei Bedarf können Sie auch zusätzliche Notizen oder Tagesordnungspunkte hinzufügen.
• Nachdem Sie alle erforderlichen Details für die Kalendereinladung hinzugefügt haben, können Sie sie an die Teilnehmer senden, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken. Die Teilnehmer erhalten eine E-Mail mit allen Veranstaltungsdetails, einschließlich des Veranstaltungstitels, des Datums, der Uhrzeit, des Ortes und etwaiger zusätzlicher Notizen oder Anhänge.

Das Senden einer Kalendereinladung in der Outlook-Webanwendung ist eine einfache und effektive Möglichkeit, Besprechungen, Termine und Ereignisse zu planen. Egal, ob Sie ein neuer Benutzer oder ein erfahrener Profi sind, die Kalendereinladungsfunktion von Outlook ist ein wertvolles Werkzeug, um Ihren Zeitplan zu verwalten und den Überblick über Ihre beruflichen und privaten Verpflichtungen zu behalten.

So senden Sie eine Einladung zu einer Versammlung in der Outlook-Mobilanwendung

Wenn Sie unterwegs sind und eine Kalendereinladung mit der Outlook-Mobilanwendung senden müssen, ist dies ein schneller und einfacher Prozess. Hier finden Sie eine schrittweise Anleitung zum Senden einer Kalendereinladung in der mobilen Outlook-App:

• Öffnen Sie die Outlook-App auf Ihrem mobilen Gerät und tippen Sie auf das Kalendersymbol am unteren Rand des Bildschirms.
• Tippen Sie auf das Pluszeichen (+) in der unteren rechten Ecke des Bildschirms, um ein neues Ereignis zu erstellen.

• Geben Sie die Details des Ereignisses ein, einschließlich Titel, Datum, Uhrzeit, Ort und alle Notizen oder Anhänge, die Sie hinzufügen möchten.
• Suchen Sie dann die Schaltfläche Personen und tippen Sie darauf. Dadurch gelangen Sie zur Teilnehmerliste.

• Um einen neuen Teilnehmer hinzuzufügen, geben Sie seine E-Mail-Adresse ein und drücken die Eingabetaste.
• Sobald Sie alle erforderlichen Details hinzugefügt haben, tippen Sie auf die Schaltfläche Speichern (Häkchen) in der oberen rechten Ecke des Bildschirms. Ihre Kalendereinladung wird nun an alle Teilnehmer gesendet, und Sie können deren Antworten verfolgen, indem Sie die Ereignisdetails in Ihrem Outlook-Kalender überprüfen.

Das Senden einer Kalendereinladung mit der mobilen Outlook-App ist eine bequeme Möglichkeit, Ihren Terminplan von unterwegs aus zu verwalten. Beachten Sie, dass die Apps für Android und iOS das gleiche Design und die gleiche Funktionalität haben. Diese Anleitung ist also für jedes mobile Betriebssystem geeignet.

Einige zusätzliche Tipps zum Erstellen von Kalendereinladungen über Outlook

Das Erstellen von Kalendereinladungen mit Outlook kann eine gute Möglichkeit sein, Ereignisse, Besprechungen und Termine einfach zu planen. Hier sind einige zusätzliche Tipps, die Ihnen helfen, effektive und professionell aussehende Kalendereinladungen mit Outlook zu erstellen:

• Verwenden Sie beschreibende und eindeutige Termintitel: Verwenden Sie bei der Erstellung einer Kalendereinladung einen aussagekräftigen und klaren Veranstaltungstitel. Dies hilft den Teilnehmern, die Veranstaltung schnell zu verstehen und zu wissen, was sie von der Teilnahme erwarten können.
• Geben Sie alle relevanten Details zum Ereignis an: Achten Sie darauf, dass Sie alle relevanten Veranstaltungsdetails angeben, einschließlich Datum, Uhrzeit, Ort und zusätzliche Notizen oder Anhänge. Dies hilft den Teilnehmern bei der Vorbereitung auf die Veranstaltung und stellt sicher, dass sie alle notwendigen Informationen haben.
• Fügen Sie Teilnehmer hinzu und lassen Sie Antworten zu: Das Hinzufügen von Teilnehmern zu Ihrer Kalendereinladung ist wichtig, um sicherzustellen, dass jeder von der Veranstaltung weiß und daran teilnehmen kann. Achten Sie darauf, dass Sie Antworten zulassen, wie z. B. die Annahme, Ablehnung oder den Vorschlag einer neuen Uhrzeit für die Veranstaltung.
• Senden Sie Erinnerungen: Das Versenden von Erinnerungen an die Teilnehmer ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass jeder über die Veranstaltung Bescheid weiß und an die Teilnahme erinnert wird. Stellen Sie für sich selbst Erinnerungen ein, damit Sie die Veranstaltung nicht vergessen.
• Passen Sie die Einladung an: Fügen Sie ein Logo hinzu, ändern Sie die Hintergrundfarbe, oder fügen Sie eine individuelle Nachricht hinzu. So hebt sich die Einladung ab und sieht professioneller aus.
• Prüfen Sie auf Konflikte: Prüfen Sie vor dem Versenden der Einladung, ob es Terminkonflikte gibt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Veranstaltung nicht mit anderen Terminen oder Veranstaltungen kollidiert.
• Follow-up nach der Veranstaltung: Setzen Sie sich mit den Teilnehmern in Verbindung, um ihnen für ihre Teilnahme zu danken und ein Feedback einzuholen. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Veranstaltungen in Zukunft zu verbessern.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie mit Outlook effektive und professionell aussehende Kalendereinladungen erstellen. Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und seinen robusten Funktionen erleichtert Outlook die Planung und Verwaltung von Ereignissen, Besprechungen und Terminen.