Wenn Sie Google Mail regelmäßig nutzen und in den Urlaub fahren oder einfach nur zu einem bestimmten Zeitpunkt antworten möchten, ist es eine gute Idee, eine automatische Antwort einzurichten.
Der Name der Auto-Antwort-Funktion spricht für sich selbst. Wenn Ihnen jemand eine E-Mail schickt, erhält er eine automatische Antwort mit einer beliebigen Nachricht Ihrer Wahl. Am praktischsten ist es, etwas hinzuzufügen wie: „Ich bin vorübergehend nicht im Büro, rufen Sie mich auf meinem Mobiltelefon an oder wenden Sie sich an jemand anderen“.
Eine automatische Antwort wird an alle Personen gesendet, die während Ihrer Abwesenheit E-Mails von Ihnen erhalten werden. In Google Mail können Sie ein Anfangs- und Enddatum für Ihren Urlaub festlegen und die gewünschte Nachricht anhängen.
Hier erfahren Sie, wie Sie die automatische Antwort in Google Mail in wenigen Schritten einrichten.
Automatische Antwort in Google Mail auf dem PC einstellen
Am besten richten Sie Google Mail über die Webversion ein. Der Vorteil ist, dass automatische Antworten über den Google Mail-Server gesendet werden, d. h. bevor die E-Mail auf Ihrem Gerät ankommt, was bedeutet, dass der Absender schneller eine Antwort erhält.
Wenn Sie die automatische Antwort in Google Mail auf Ihrem PC einrichten möchten, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Öffnen Sie zunächst den Webbrowser auf Ihrem PC und gehen Sie zur Gmail-Website.
- Klicken Sie dann auf das Einstellungssymbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
- Klicken Sie im Dropdown-Menü auf die Schaltfläche „Alle Einstellungen anzeigen“.
- Scrollen Sie dann zum unteren Ende der Seite und suchen Sie den Abschnitt „Urlaubsantworten“.
- Geben Sie nun die folgenden Einstellungen ein:
- Wählen Sie „Urlaubsbeantworter ein“.
- Wählen Sie den „Ersten Tag“ und den „Letzten Tag“ (optional).
- Geben Sie den „Betreff“ ein.
- Geben Sie die „Nachricht“ ein, die die Leute sehen sollen, und passen Sie sie ggf. an.
- Entscheiden Sie schließlich, ob Sie eine Antwort nur an Personen in Ihrer Kontaktliste senden möchten.
- Nachdem Sie diese Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Änderungen speichern“, um sie zu bestätigen.
Sobald Sie diese Schritte ausgeführt haben, wird die automatische Antwortfunktion in Ihrem Google Mail-Konto aktiviert.
Sie sollten auch wissen, dass der Anrufbeantworter sofort startet, wenn der erste Tag das heutige Datum ist.
Wenn der Benutzer Ihnen mehrere E-Mails schickt, wird nicht mehr als einmal alle vier Tage eine automatische Antwort gesendet. Mit anderen Worten: Wenn jemand Ihnen mehrere E-Mails schickt, erhält er nicht jedes Mal eine automatische Antwort, was sehr praktisch ist.
Automatische Antwort in Google Mail auf der mobilen App einstellen
Wenn Sie die automatische Antwortfunktion in der Google Mail-App auf Ihrem Mobilgerät einrichten möchten, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Öffnen Sie zunächst die Google Mail-App auf Ihrem Mobilgerät und melden Sie sich bei Bedarf bei Ihrem Google-Konto an.
- Tippen Sie anschließend auf das Symbol „Drei Linien“ in der oberen linken Ecke des Bildschirms.
- Wählen Sie das Menü „Einstellungen“ aus der Liste der Optionen.
- Wählen Sie dann Ihr Gmail-Konto aus.
- Scrollen Sie im Menü „Einstellungen“ zum Abschnitt „Allgemein“, suchen Sie die Option „Urlaubsbeantworter“ und tippen Sie sie an.
- Schalten Sie nun die Funktion „Urlaubsantwort“ ein, wählen Sie die Daten und geben Sie „Betreff“ und „Nachricht“ ein. Entscheiden Sie, ob Sie eine Antwort nur an Personen in Ihrer Kontaktliste senden möchten.
- Zum Schluss klicken Sie einfach auf „Fertig“ am oberen Bildschirmrand, um die Änderungen zu speichern.
Sobald Sie diese Schritte abgeschlossen haben, stellen Sie die automatische Antwortfunktion in Ihrem Google Mail-Konto in der mobilen App ein.
Ein Urlaubs-Responder kann nicht nur für den Urlaub, sondern auch für andere Zwecke verwendet werden. Zum Beispiel, wenn Sie Ihr E-Mail-Konto nicht oft abrufen oder wenn Sie möchten, dass man Sie unter einer anderen Adresse kontaktiert.
Denken Sie auch daran, dass die Einstellungen nur lokal gespeichert werden, wenn Sie die automatische Antwort über ein Mobilgerät einrichten, und dass Sie eine Netzwerkverbindung benötigen, um die Antwort zu senden. Wenn Sie die Webversion von Google Mail verwenden, können Antworten unabhängig von der Internetverbindung jederzeit gesendet werden.