StartArtikelRegeln in Google Mail erstellen - so geht's

Regeln in Google Mail erstellen – so geht’s

Das Erstellen von Regeln in Google Mail ist relativ einfach. Es gibt mehrere Methoden, um dies zu erreichen.

Warum ist das wichtig? Wenn Sie wissen, wie Sie Regeln in Google Mail erstellen und verwalten, können Sie Ihre E-Mail-Erfahrung optimieren. Indem Sie bestimmte Kriterien festlegen, können Sie bestimmte E-Mails automatisch organisieren, kennzeichnen oder löschen und so die Produktivität und Effizienz Ihrer Kommunikation steigern. Es sei auch daran erinnert, dass Filter nur in der Desktop-Version von Google Mail verfügbar sind.

Das große Ganze. Die Regeln von Google Mail, die allgemein als Filter bezeichnet werden, fungieren als Torwächter. Sie scannen eingehende E-Mails und wenden voreingestellte Aktionen an, die auf den von Ihnen festgelegten Bedingungen basieren. Das kann so einfach sein wie die Kennzeichnung aller E-Mails eines bestimmten Absenders oder so komplex wie die Weiterleitung bestimmter E-Mails an ein anderes Konto und die Archivierung anderer.

Wie funktioniert das? Gehen Sie zunächst über das Zahnradsymbol und die Schaltfläche Alle Einstellungen anzeigen zu den Google Mail-Einstellungen. Hier müssen Sie die Registerkarte Filter und blockierte Adressen auswählen. Dort finden Sie die Schaltfläche Neuen Filter erstellen, klicken Sie darauf und geben Sie die Kriterien für den neuen Filter und die Aktion an, die ausgeführt werden soll, wenn Gmail Ihre Kriterien erkennt. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf Filter erstellen.

Regeln in Google Mail unter Verwendung von Einstellungen – wie man sie erstellt

Google Mail-Regeln sind spezielle Filter, die automatisch einige eingehende und vorhandene E-Mails erkennen und vordefinierte Aktionen mit ihnen durchführen. Sie können zum Beispiel automatisch alle E-Mails löschen, die das Wort „Apfel“ enthalten. Um dies zu tun, müssen Sie

  • Öffnen Sie Ihr Google Mail in einem beliebigen Browser und melden Sie sich mit Ihren Kontoanmeldedaten an.
  • Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms und wählen Sie „Alle Einstellungen aufrufen“.
  • Gehen Sie zur Registerkarte „Filter und blockierte Adressen“. Diese Registerkarte ist für die Erstellung und Verwaltung von Regeln vorgesehen.
  • Klicken Sie auf „Neuen Filter erstellen“ am unteren Rand.
  • Geben Sie im Pop-up-Fenster die Kriterien ein, nach denen Sie die E-Mails filtern möchten. Dies kann auf der Grundlage der E-Mail des Absenders, des Betreffs, der Wörter in der E-Mail usw. geschehen.
  • Sobald Sie die Kriterien festgelegt haben, klicken Sie auf „Filter erstellen“.
  • Im nächsten Fenster wählen Sie aus, was passieren soll, wenn eine E-Mail Ihren Kriterien entspricht.
  • Nachdem Sie Ihre Aktionen festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter erstellen“.

Von nun an wird der Filter automatisch funktionieren. Um ihn zu deaktivieren, müssen Sie ihn manuell in den Einstellungen ändern oder ihn ganz entfernen. Bitte beachten Sie, dass der Filter für Ihr gesamtes Google Mail-Konto gilt. Das bedeutet, dass E-Mails, die Sie von anderen Geräten aus senden, ebenfalls von dem Filter betroffen sind.

Regeln in Google Mail mit der Suchleiste – wie man sie erstellt

Die Suchleiste in Google Mail dient nicht nur dazu, E-Mails zu finden. Sie dient auch als raffiniertes Tool zum schnellen Erstellen von Filtern oder „Regeln“, insbesondere wenn Sie mit der Suchfunktion vertraut sind.

  • Geben Sie zunächst ein Schlüsselwort, eine Phrase oder eine E-Mail-Adresse in die Google Mail-Suchleiste ein, auf die Sie Ihren Filter stützen möchten. Dies kann ein beliebiges Kriterium sein, nach dem Sie häufig suchen oder für das Sie eine Regel erstellen möchten.
  • Rechts neben der Suchleiste befindet sich eine Schaltfläche mit drei Zeilen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um ein erweitertes Suchfeld zu öffnen, in dem Sie detailliertere Suchkriterien eingeben können, z. B. „Von“, „An“, „Betreff“ und andere.
  • Sobald Sie die gewünschten Kriterien in dieses erweiterte Suchfeld eingegeben haben, klicken Sie unten rechts auf den Link „Filter erstellen“. Dies führt Sie zum nächsten Schritt, in dem Sie die spezifischen Aktionen festlegen können, die Google Mail beim Empfang von E-Mails, die Ihren Kriterien entsprechen, durchführen soll.
  • In diesem Schritt können Sie verschiedene Aktionen auswählen, z. B. die E-Mail als gelesen markieren, löschen, an eine andere E-Mail-Adresse weiterleiten, mit einem Etikett versehen und vieles mehr. Aktivieren Sie das Kästchen neben der/den gewünschten Aktion(en).
  • Nachdem Sie die gewünschten Aktionen festgelegt haben, schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf die Schaltfläche „Filter erstellen“ klicken.

Die Suchleiste bietet eine bequeme und schnelle Möglichkeit zum Einrichten von Regeln in Google Mail. Der Filter funktioniert genauso, wie wenn er über die Einstellungen erstellt wird. Dies ist nur ein schnellerer Weg, es zu tun.

Regeln in Google Mail mit vorhandenen E-Mails – wie man sie erstellt

Wenn Sie eine Regel erstellen möchten, die für einen bestimmten Kontakt gilt, ist es am einfachsten, eine E-Mail dieses Kontakts zu verwenden. Dazu müssen Sie Folgendes tun:

  • Öffnen Sie zunächst den Posteingang von Google Mail und suchen Sie die E-Mail, die Sie als Referenz für Ihren Filter verwenden möchten. Klicken Sie auf das Häkchen neben der E-Mail.
  • In der oberen rechten Ecke des E-Mail-Panels sehen Sie drei vertikale Punkte, die das Menü „Weitere Optionen“ darstellen. Klicken Sie auf diese Punkte.
  • Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü „Ahnliche Nachrichten filtern“. Wenn Sie diese Option wählen, verwendet Google Mail automatisch die E-Mail-Adresse des Absenders als Kriterium für den Filter. Beachten Sie jedoch unbedingt, dass dies nur ein Ausgangspunkt ist und Sie Ihre Kriterien im nächsten Schritt verfeinern können.
  • Nachdem Sie Ihre Kriterien festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter erstellen“ unten rechts im Feld.
  • Sie werden dann aufgefordert, die Aktionen auszuwählen, die Sie beim Empfang einer solchen E-Mail in Zukunft durchführen möchten. Sie können die E-Mail z. B. als gelesen markieren, kennzeichnen, in einen bestimmten Ordner verschieben und vieles mehr.
  • Sobald Sie die gewünschten Aktionen ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter erstellen“, um Ihre Regel in Gang zu setzen.

Diese Methode ist sehr praktisch, wenn Sie jemanden schnell blockieren möchten. Legen Sie einfach eine Regel fest, um E-Mails von diesem Kontakt automatisch zu löschen. Sie können dies mit jeder E-Mail in Ihrer Liste oder in jedem Label tun.

Regeln in Google Mail – wie man sie verwaltet

Wenn Sie Regeln (Filter) in Google Mail eingerichtet haben, müssen Sie diese möglicherweise ändern oder löschen. Um dies zu tun, müssen Sie Folgendes tun:

  • Melden Sie sich zunächst mit einem beliebigen Browser bei Ihrem Gmail-Konto an. Klicken Sie dann auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Seite, um die Schnelleinstellungen zu öffnen. Wählen Sie von hier aus „Alle Einstellungen anzeigen“.
  • Klicken Sie auf der Einstellungsseite auf die Registerkarte „Filter und blockierte Adressen“. Dies ist die zentrale Stelle, an der alle Ihre bestehenden Filter aufgelistet sind.
  • Hier sehen Sie eine Liste aller Filter, die Sie erstellt haben. Jeder Filter zeigt seine definierten Kriterien an, so dass Sie schnell erkennen können, welchen Sie ändern oder verwalten möchten.
    • Wenn Sie die Kriterien oder Aktionen eines bestimmten Filters ändern möchten, klicken Sie auf den Link „Bearbeiten“ neben dem Filter.
    • Wenn Sie einen bestimmten Filter nicht mehr benötigen, klicken Sie einfach auf den Link „Löschen“ neben dem Filter.
  • For those looking to back up their filters or move them to another Gmail account, the option to „Export“ or „Import“ filters can be invaluable. At the bottom of the filters list, you’ll find these options. „Export“ allows you to download an XML file containing all your filters, while „Import“ lets you upload such a file to apply the filters to your account.

Remember that you can only do this using the desktop version of Gmail in any browser. Any rule you create on any device should appear in this list.

Regeln in Gmail mobile – Ist das möglich

Die mobile Gmail-App bietet keine Möglichkeit, Filter direkt in der Anwendung zu erstellen oder zu verwalten. Sie können zwar grundlegende Aufgaben wie das Lesen, Senden, Kennzeichnen und Löschen von E-Mails durchführen, aber die App bietet derzeit keine benutzerfreundliche Oberfläche für die Verwaltung oder Erstellung von Filtern. Sie können dies jedoch über den Browser auf Ihrem Mobilgerät erledigen. Öffnen Sie einfach Google Mail in Ihrem Browser, fordern Sie die Desktop-Version an und befolgen Sie die oben genannten Schritte.

Discuss

Kommentieren Sie den Artikel

Bitte geben Sie Ihren Kommentar ein!
Bitte geben Sie hier Ihren Namen ein

Mehr